2019年度始めに行う技術契約の手当てについて

2019年度

【今日のポイント】

年度末、年度始めは何かと慌ただしいですね。

この時期に技術契約面で確認しておく事項などを簡単にまとめましたので、ご参考になれば幸いに存じます。

● 2019年4月1日月曜日

2019年4月1日は、月曜日(営業日の始まり)かつ2019年度の始まりですね。2018年度内に締結すべき契約や納品などが終わってホッとされていらっしゃる一方で、

年度始めで挨拶式、人の異動への対応や組織変更の対応などで慌ただしいことかと存じます。

先日、2018年度内に行っておくべき契約上の手当についてお話いたしましたが、
今回は、年度始めに行っておくべき技術契約(必ずしも技術契約とは限りませんが)上の手当・作業について、簡単にそのポイントをお伝えしたいと思います。

● 昨年度の契約の確認

PDFなど電子ファイルで特定のシステムに保管する、あるいは稟議書などと一緒に押印書類のフォルダを作って綴じ込み、所定の書棚に保管するなどの方法、またはそれらの組み合わせなど契約書の保管方法は会社によっても様々かと思います。

まず、年度始めに見ておくと良いのは、
保管すべき契約書と関連書類(例えば稟議書など)がきちんと所定の場所に保管されているかということです。
(意外と担当者が自分で持っているといったことも起きますので、要注意ですね)

また、契約に関する記録をつけている場合は、そこにヌケモレはないかというのも、確認事項の一つですね。

まだ、記憶の新しいうちに、こういった昨年度の契約がきちんと保管・記録されているかを確認しておくと、新年度に入ってしばらく経ってから契約書が紛失していたなどといったリスクを避けることができます。

● 契約の期限管理

昨年度のうちに、2019年度から始める取引や共同開発などの契約を結んでいる例もありますが、各種契約の有効期限の開始時期と終了時期で、新年度の始めから開始されるもの、あるいは昨年度末で終了しているが、それに伴う作業が終わっていないものなどがないかという、期限管理も大変重要です。

できれば、こういった期限管理もエクセルベース、その他専用のシステムなどで自動でアラートが出るようにしておけると取りこぼしを防ぐことができますね。

既に昨年度結んだ今年度から始まる契約の内容を確認し、年度計画と必要な契約のスケジュール合わせなども行っておくことが重要です。

● 担当者の引き継ぎ

4月は自社だけでなく、取引先も含めて、大きな異動が多い時期です。

担当者の引継ぎは、出来れば昨年度中に行いたいものですが、とはいっても中々時間が取れないかと思いますので、この時点で再確認しておくと、前任者もまだ記憶に新しい時期なので、比較的スムーズに引き継ぎができるかと思います。

● 新年度体制への対応

人の異動だけでなく自社、取引先の組織変更も含めて、各種連絡先変更の把握などを行っておくことも必要です。

先方に変更があれば連絡をいただけることもありますが、なかなかそこまで手が回らない場合もありますので、

こちらから自社の組織や担当者の異動を伝えるとともに、相手に確認しておくことも意識しておくと、いざというときに先方の担当者が代わっていてすぐに連絡が取れないというリスクや、自社の前任者に連絡が入って対応が遅れるといったリスクを避けることができます。

 

以上、新年度の技術契約上の手当について、簡単にお話いたしましたが、前任者が組織内に残っている場合はまだ良いのですが、退職されている場合などは、問い合わせることも難しくなりますので、なるべく前年度中に、引き継ぎは終わらせて置くことが望ましい事は言うまでもありません。

また、今回お話したような確認事項は、一つは自動的なアラート機能を導入できれば活用するとともに、チェックリストを作って共有しておくと、作業も捗るかと思います。

年度末、年度始めは何かと慌ただしく、やるべき作業が抜けがちとなりますが、上記のポイントが少しでもお役に立てば幸いに存じます。

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