2021年度始めに行う技術契約の手当てについて

2021年計画

【今日のポイント】
年度末、年度始めは何かと慌ただしいですね。
この時期に技術契約面で確認しておく事項などを最近の電子契約や契約管理システムの話題も交えて簡単にまとめましたので、ご参考になれば幸いに存じます。

【目次】

1.2021年4月1日木曜日より新年度開始
2. 昨年度までの契約の確認
3. 契約の期限管理
4. 担当者の引き継ぎ及び変更の確認
5. 新年度体制への対応と契約管理システム導入の検討

1. 2021年4月1日木曜日より新年度開始

2021年4月1日は、木曜日と週の途中から始まりましたね。

昨年度内に締結すべき契約や納品などが終わってホッとされていらっしゃる一方で、
年度始めで挨拶式、人の異動への対応や組織変更の対応などで慌ただしいことかと存じます。
先日、2020年度内に行っておくべき契約上の手当についてお話いたしましたが、

今回は、年度始めに行っておくべき技術契約(必ずしも技術契約とは限りませんが)上の手当・作業について、簡単にそのポイントをお伝えしたいと思います。

また、最近の電子契約や契約管理システム等も、既に導入されている方はその活用、今後導入を考えている方や関心をお持ちの方もいらっしゃることと思いますので、少し話題に載せていきたいと存じます。

 

2. 昨年度までの契約の確認

PDFなど電子ファイルで特定のシステムに保管する、あるいは稟議書などと一緒に押印書類のフォルダを作って綴じ込み、所定の書棚に保管するなどの方法、またはそれらの組み合わせなど契約書の保管方法は会社によっても様々かと思います。

また、最近新しく契約管理システムを導入して運用を始めた方もいらっしゃるかと思います。

まず、年度始めに見ておくと良いのは、
保管すべき契約書と関連書類(例えば稟議書など)がきちんと所定の場所に保管されているかということです。
(意外と異動した担当者が自分で持っているといったことも起きますので、要注意ですね)

また、契約に関する記録をつけている場合は、そこにヌケモレはないかというのも、確認事項の一つとなります。

まだ、関係者の記憶の新しいうちに、こういった昨年度の契約がきちんと保管・記録されているかを確認しておくと、新年度に入ってしばらく経ってから契約書が紛失していたなどといったリスクを避けることができます。

 

3.契約の期限管理

昨年度のうちに、2021年度から始める取引や共同開発などの契約を結んでいる例もありますが、
各種契約の有効期限の開始時期と終了時期で、新年度の始めから開始されるもの、あるいは昨年度末で終了しているが、それに伴う作業が終わっていないものなどがないかという、期限管理も大変重要です。

こういった期限管理も紙資料での管理からエクセルベース等へ、更には、専用のシステムなどで期限が近づくと自動でアラートが出るようにしておけると取りこぼしを防ぐことができますね。

既に昨年度結んだ今年度から始まる契約の内容を確認し、年度計画と必要な契約のスケジュール合わせなども行っておくことが重要です。

 

4. 担当者の引き継ぎ及び変更の確認

4月は自社だけでなく、取引先も含めて、大きな異動が多い時期です。

担当者の引継ぎは、出来れば昨年度中に行いたいものですが、
とはいっても中々時間が取れないかと思いますので、この時点で再確認しておくと、前任者もまだ記憶に新しい時期なので、比較的スムーズに引き継ぎができるかと思います。

また、細かい事ですが、契約業務に限らず気を付けたいのは、昨年度からの継続案件について、社内外と取り交わしたメールをそのまま全員返信で利用すると、異動して案件から外れた方にもメールが送られたり、送るべき方が宛先から漏れてしまうといった事も起こり得ますので、
特に新型コロナ下のリモートワークやオンライン会議によりメールやチャットでのやり取りが増えている現在、注意すべき事項の一つかと思います。

 

5. 新年度体制への対応と契約管理システム導入の検討

人の異動だけでなく自社、取引先の組織変更も含めて、各種連絡先変更の把握などを行っておくことも必要です。

先方に変更があれば連絡をいただけることもありますが、なかなかそこまで手が回らない場合もありますので、

こちらから自社の組織や担当者の異動を伝えるとともに、相手に確認しておくことも意識しておくと、いざというときに先方の担当者が代わっていてすぐに連絡が取れないというリスクや、自社の前任者に連絡が入って対応が遅れるといったリスクを避けることができます。

以上、新年度の技術契約上の手当について、簡単にお話いたしましたが、前任者が組織内に残っている場合はまだ相手に確認することもできますが、退職されている場合などは、問い合わせることも難しくなりますので、なるべく前年度中に、引き継ぎは終わらせて置くことが望ましい事は言うまでもありません。

また、今回お話したような確認事項は、一つは自動的なアラート機能を導入できれば活用するとともに、チェックリストを作って共有しておくと、作業も捗るかと思います。

以下の参考記事にも紹介されている様な、契約管理専用システムや、電子署名システムに付属する契約書保管・管理機能等も最近かなり普及し始めていますので、

テレワークやリモートワーク対応の観点からも導入を検討される事をお勧めする次第です。

年度末、年度始めは何かと慌ただしく、やるべき作業が抜けがちとなりますが、上記の各ポイントが少しでもお役に立てば幸いに存じます。

 

【参考記事】

● AI契約書レビュー支援クラウド「AI-CON Pro」を提供するGVA TECHが「企業の契約法務のDXを後押しするリーガルテックカオスマップ 2021」を公開

2020/12/8に、エンタープライズ向けAI契約書レビュー支援クラウド「AI-CON Pro」を提供するGVA TECH株式会社は表記のプレスリリースを公表しました(PRTIMES_JPより)。

(引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。)

『法務担当者が「自社に合ったリーガルテックサービス」をしっかり選定できるように、契約法務を7つのプロセス(受付・リサーチ・翻訳・作成・レビュー・電子契約・契約管理)に分類し、「企業の契約法務のDXを後押しするリーガルテックカオスマップ2021」を作成・公開いたしました。

以下URLからお申し込みいただくと、より詳細の補足や背景を加えたPDF形式のファイルをダウンロードしてご覧いただけます。
https://ai-con-pro.com/whitepaper/contract-landscape-map2021/

⇒プレーヤーの参入と提携や、取引のオンライン化に対する企業ニーズの一端が窺えます。

 

● 電子契約システムの導入のメリットと注意点・代表的なサービスを紹介

2021/3/29のHR NOTEに表記のコラム記事(著者:久保田裕也氏)が掲載されていました。

電子契約システムの導入に関するポイントと、代表的な6社のサービスを比較・紹介しています。

電子契約は他のペーバレス化と同様に
生産性の向上に加えて、業務のリアルタイムでの可視化と情報の一元管理により、事業の把握と新しい知見の創出と共有・蓄積も重要な効果と考える次第です。

そしてベンダー選びでは、他のAI・ICTのシステムやプラットフォームと同様に、自社の将来像から逆算して必要な機能と拡張性などを検討する事が必要ですね。

以下のブログトピックスも電子契約システム選びの参考になるかと思います。
『AIプラットフォームのベンダー比較にみる、システム導入時のリスク管理と顧客囲い込み』

● 株式会社Holmes、契約書のスキャン・電子化を代行する「ホームズクラウドSCAN」の提供を開始

2021/3/30に契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」(https://www.holmescloud.com/)を提供する株式会社Holmesは表記のプレスリリースを公表しました。

『「ホームズクラウドSCAN」は、紙の契約書スキャンと電子化移行をフルサポートします。紙の契約書スキャンから、自社の型にあわせカスタマイズされた契約管理台帳の作成、「ホームズクラウド」へのデータ取り込みまで、自社の手間をかけずに、全て依頼可能です。

「どこから手をつけて良いか分からない」という課題や、「これまで管理されている契約管理台帳項目のまま今後も管理したい」「契約書に添付してあるホッチキスや付箋を全て外す作業から対応して欲しい」というニーズに対しても、フルサポートでお応えします。これまで契約書のスキャン依頼に際して、自社で対応する必要があった、様々な作業を含めて代行いたします。』

⇒電子契約に限らず、新システムへの移行に共通の課題である今までの資料などのレガシー対応は、ビジネスチャンスの一つでもある事が窺える事例と考える次第です。

 

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