秘密情報のリスクを回避する方法！秘密保持契約入門(5／5)～秘密保持契約締結後の管理
● 今回の説明事項
1. 秘密保持契約の必要な場面
2. 契約交渉前の準備
3. 秘密保持契約の主要項目とポイント-１
4. 秘密保持契約の主要項目とポイント-２
5.契約締結後の管理
● 約束は守る、守れない約束はしない！
本シリーズの最終回となる今回は、契約締結後の管理についてお話いたします。
第1回でお話したとおり、「契約」とは「お約束」のことですので、当然ながら「約束は出来る限り守る」ことと、「出来ない約束はしない」ことが重要となります。
ここでは、秘密保持契約そのものの管理と、その契約に基づいて交換した秘密情報の管理、出す秘密情報の選別の３つの面から、秘密保持契約締結後の管理についてお話いたします。
● 秘密保持契約の管理方法
秘密保持契約の管理については、大きく、
秘密保持契約の有効期間の管理と秘密保持契約に基づいて交換した秘密情報と紐づけた管理の２つが重要となります。
秘密保持契約の有効期間の管理については、情報交換の目的が終了してからの秘密保持義務の期間が非常に重要になります。
また、契約終了時に秘密情報を返還または破棄する義務がかかっている場合には、有効期間終了時に、対象となる秘密情報を処理する必要が出てきますので、その面からもこの有効期限の管理には注意が必要です。
次に、秘密保持義務契約と、交換した秘密情報をきちんと紐づけて管理しておくことも重要です。
秘密情報を交換している間は、その当事者は契約締結時の当事者であることがほとんどなので、お互いにどんな情報を何のために交換しているか、どんな秘密保持義務がかかっているかはよくわかっているかと思います。
しかし、情報交換終了後は、まずそれぞれの担当者が変わったり、情報交換している部所とは別の部所がその情報を利用する等の場合が出てきます。
そうなったときに、その秘密保持期間や条件がどのようなものかをきちんと管理していないと、受け取った秘密情報の散逸、漏洩、目的外の使用等のリスクが出てきます。
従って、交換した秘密情報と秘密保持契約をセットで管理することが大切になってきます。
● 秘密情報の管理方法
１．秘密情報を保護する法規
秘密情報を保護する法規としては、不正競争防止法があります。
・不正競争防止法におる保護
不正競争防止法では、企業が持つ秘密情報が不正に持ち出される などの被害にあった場合に、民事上・刑事上の措置をとることができます。
ただし、そのためには、その秘密情報が、不正競争防止法上の 「営業秘密」として管理されていることが必要となります。
・営業秘密の定義
以下の経済産業省の資料に記載されているように、
営業秘密として保護される要件としては、以下の３つがあります。
（引用は『』でくくります。 太字と改行は筆者挿入、以下同様）
『【秘密管理性】秘密として管理されていること
【有用性】 有用な営業上又は技術上の情報であること
【非公知性】公然と知られていないこと』
そのうち、特に秘密管理性については、
『営業秘密保有企業の秘密管理意思が、秘密管理措置によって従業員等に対して明確に示され、当該秘密管理意思に対する従業員等の認識可能性が確保される必要があります。』
と記載されています。
「営業秘密の保護・活用について」（２０１７年６月）経済産業省 知的財産政策室
具体的には、資料などは鍵のかかるロッカーや関係者以外立ち入り禁止の部屋に保管していること、電子ファイルにはパスワードやアクセス制限がかかっていること、
従業員へのその情報は秘密情報であることの周知などの管理が必要となります。
・秘密情報と秘密保持義務の紐付け
秘密保持契約の管理でもお話したとおり、
秘密情報は、どんな目的に使用できるのか、誰が、いつまで使用できるのかなどの秘密保持義務とセットで管理する必要があります。
相手からもらった秘密情報も、自分が出した秘密情報も、秘密保持契約とセットで保管、管理し、
相手の秘密情報を社内で他の人に渡す場合は、秘密保持契約の内容と一緒に渡して、どんな義務、制限がかかっているかを共有しておくことが重要です。
● 出すべき秘密情報の選別
例え秘密保持契約を結んでいても、相手に出す情報は必要最小限に抑えることが必要となります。
これは、特に契約相手が自分より優位な場合に重要な視点です。
いきなり多くの情報を出すのではなく、必要に応じて段階的に情報を提供するなど、タイミングも含めて慎重な対応が、特に新規に取引する相手や前述の自分より優位に立つ相手との情報交換では求められるかと思います。
● 終わりに
以上、５回に渡って、秘密保持契約のイロハとして、主にそのプロセス面からのポイントをお話してきましたが、
以上はあくまで一般的なポイントのサワリであって、
契約はどんな相手か、どんな目的か、さらに、自分と相手が置かれている状況などによって、契約で取り決めるべき内容は変わってきます。
従って、ひな形や過去の契約書をそのまま使いまわしするのではなく、ケース・バイ・ケースで適宜その内容をカスタマイズする必要があります。
今回のシリーズが、秘密情報を交換する際のご参考になれば幸いに存じます。
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