秘密情報のリスクを回避!秘密保持契約のイロハ(1/5)~秘密保持契約が必要な場面

秘密保持契約 内緒話

● 秘密保持契約とは?

秘密保持契約って自分に関係あるのか、そもそも秘密保持契約って何?という疑問をお持ちになったのではないでしょうか?

● 秘密保持契約とは、「内緒話のお約束」

まず、契約一般について、

「契約」とは「お約束」のことです。

従って、ビジネスはもちろん日常の約束もある意味契約の一種と言えます。

 

● 秘密情報の交換

「これは内緒ね」と言って話をすれば、それは「秘密にしておくべき情報=秘密情報の交換」となるわけです。

内緒話の内容を他人に話したら、相手から怒られますし、信用も失いかねませんね。

ビジネスでは、相手の秘密情報を漏らしても、自分の秘密情報を相手が漏らしたり、本来の目的以外に勝手に利用されても更に深刻な事態を招きかねません。

そのリスクを回避する手段の一つが、秘密情報の取り扱いについて、あらかじめとり決めるお約束=秘密保持契約です(あくまでも一つの手段であり、契約すれば全てのリスクを回避できるというものではありませんのでご注意下さい)。

本ブログでは、以下の通り5回に渡って秘密保持契約についてお話ししたいと思います。

1. 秘密保持契約の必要な場面

2. 契約交渉前の準備

3. 秘密保持契約の主要項目とポイント-1

4. 秘密保持契約の主要項目とポイント-2

5.契約締結後の管理

第1回 秘密保持契約の必要な場面

1. どんなときに秘密保持契約を結ぶか?

では、どんな時に秘密保持契約を結ぶのでしょうか?

 

1-1. お試し(新規の取引先、新しい取り組み)

一つは、いわゆる「お試し」の際にまずは秘密保持契約から入るということがあります。

具体的には、

・新しい相手とビジネス上の情報交換をするとき、

・今までの取引先やお客様と新しい取り組みを始めるか一緒に検討するとき

など、誰かとビジネス上のお話をする際に、

話す相手が新しい場合、話す内容が新しい場合に、秘密保持契約を結ぶことで安心して自社の情報を提供できるようになります。

1-2.事業提携や共同開発などの前段階(話を詰めるために)

ビジネスの相手と、事業提携や共同開発を行いたいが、必ず出来るかどうか分からない場合や、行う内容がまだ漠然としていている場合などに、

まずは秘密保持契約を結んで相手と打ち合わせしながら話を進めます。

そこから一緒にやっていけるとなれば、事業提携契約や共同開発契約を結ぶという流れになる事も多く見られます。

1-3.商談、見学会(片方だけが秘密保持義務を負う場合が多い)

一般公開の展示会のような場合は別ですが、

クローズドな見学会や商談などでは、秘密情報をお互いに出すのではなく、例えば見学させる企業や大学が一方的に秘密情報を開示し、見学者はそれを受け取るだけという事も多いかと思います。

このような場合に利用するのが以下のような確認書です。

秘密保持義務確認書(見学者側等が秘密保持義務を負う)

今日見たものは、秘密情報として管理し、第三者には漏らさないということを約束するもので、見学者等から出すものです。

通常の秘密保持契約よりも簡易に扱えるというメリットがあります。

 

2. 秘密保持契約ではないが、秘密保持義務を規定しているもの

2-1. 多くの契約には秘密保持の規定が入っている(提携関係、技術開発関係など)

秘密保持契約は文字通り、秘密情報の取り扱いを決めるための契約ですが、その他、多くの契約の中に、秘密情報の取り扱いに関する規定が入っています。

特に、技術開発や事業提携などに関係する契約は必須と言っても良いでしょう。

 

2-2. 発注書などに、秘密保持の規定が入っていることも

契約書以外にも、取引における発注書、仕様書などに瑕疵担保責任などと共に秘密保持規定が入っていることもあります。このような場合、別途秘密保持契約を結ぶとどちらの規定を使うのか混乱する可能性もありますね。

また、発注書などに、秘密保持については別途契約すると規定してある場合もあります。

 

2-3. 議事録などで「これは秘密だよ」と取り決める場合もある

対外的な会議で秘密情報を交換する時、秘密保持契約は結ばずに議事録の中で、お互いがどんな秘密情報を取り交わしたかを記載し、双方の会議出席者の代表が押印して議事録を取り交わして置くという方法も目にします。

 

2-4. 大手企業との(継続的な)取引における新規案件や、既に自社の他部門が取引 している場合

既に取引している相手、特にお互いに複数の部署を持つ企業士の場合などは、今までに包括契約、基本契約を結んでないかを確認し、結んでいれば、その内容を確認して、今回の秘密情報の交換の場面に適用できるか、判断する必要がありますね。

秘密保持義務もその確認すべき内容の1つとなります。

もし、今までの契約では対応出来ないようでしたら、別途秘密保持契約を結ぶ場合も出てきます。

以上、秘密保持契約とはなにか、秘密保持契約が必要になるのはどんな場合かについてお話いたしました。

次回第2回目は、秘密保持契約を結ぶ前、相手との交渉前からの準備についてお話する予定です。

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