年度末の整理と新年度の準備>契約管理上の注意すべきポイント

期限管理

【今日のポイント】

2018年度もあと2週間。何かと慌ただしい時期ですが、契約の実務において、この時期に注意すべきポイントを、締結者・組織変更への対応、会計・経理面、期限管理、担当者変更の対応などについてコンパクトにまとめましたので、ご参考になれば幸いに存じます。

 

● 2019年度まであと2週間

2018年度もあと2週間となりました。

人事異動や組織変更など、もちろん経理会計上も忙しく、何かと慌ただしい日をおお過ごしのことかと思います。

私自身も、年度内に締結したいという契約の相談などに追われております(笑)。

この時期、すでに結んでいる契約やこれから結ぶ契約の手当てについて、注意すべきポイントをいくつかかいつまんでお話いたします。

● 自社や契約先の人事異動、組織変更への対応

上記のとおり、4月に組織変更や大きな人事異動を行う企業は多いですね。

年度をまたがって押印作業などを行うと、締結日には契約書に記載している締結者が組織名称の変更や人事異動で変わっていることもよく目にします。

自社が変わっていなくても、相手の方で変更があることも多く、特に2社間契約ではなく、3社以上の複数社の契約では、もともと契約案の合意や押印作業に時間がかかりますので、締結者・組織の変更には注意が必要です。

もし可能ならば、予め締結日を今年度内にしておくことを合意し、社内でもそのように稟議を回しておくなどのリスク管理が重要になります。

稟議の決裁は、締結日よりも前に終わらせて置くのが原則ですので、この点もご注意いただければ、大変幸いに存じます。)

 

● 会計処理上の 注意

自社、取引先の年度会計の締切日に注意が必要ですね。

年度末は締切日を早目に設定している企業も多く、通常の締切日のつもりでいると、契約書の取り決めだけでなく、実務上も思わぬトラブルとなる虞があります。

納入日、請求書の発行日なども含めて、契約書の文面の期限設定の条項は、経理担当者にも確認してもらえると安全ですね。

● 既存の契約の有効期限管理と引き継ぎ

年度末を契約の有効期限にしている場合、上記の納入日などだけでなく、秘密保持契約などでは秘密情報の使用期限や相手への返還など、契約終了に伴う手当てが必要になることがあります。

お互いに、契約終了時の処理について義務を負っている場合には、自社だけでなく、相手にも確認や要望が必要となります。

また、契約の目的がまだ完了していない場合、必要に応じて、契約の期間延長の覚書を結ぶこともあり得ます。

期間延長の覚書自体の文言はそれほど複雑なものではないので、通常なら合意から稟議、締結までさほど時間はかかりませんが、年度末は他の業務も立て込んでいるので、思わぬ時間のロスが生じることもままあり、注意が必要です。

 

最後に、これも非常に大切ですが、自社と契約先双方とも、年度の変わり目に担当者が変わることがよくあります。

内示が出ても、社外に話せるのはそこから1週間ほどかかることもありますので、3月の契約交渉はお互いに担当者が変わる可能性も想定して、余裕を持って年度内に話を進めるだけでなく、

契約と、その契約による取引や共同開発などで交換した秘密情報などを、後任に引き継ぐことも非常に大切になってきます。

これは、異動が決まってから始めるのではなく、普段から契約とその契約に関連する資料などはセットで保管・管理する仕組みを作っておくことが重要です。

以上、契約の実務に関して、年度末に注意すべきポイントの概略をお話しましたが、慌ただしい年度末こそ、行うべき作業とその進捗状況をリスト化して、ぬけもれなく業務を進めて、新しい2019年度をお迎えください。

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