契約業務の社内認識共有へのコミュニケーション・エンゲージメント関連ツール貢献への期待
【今日のポイント】
契約業務は、他の業務と同様にその準備から交渉、契約締結後の管理の全ての工程に渡って、社内関連部署との連携や認識共有が必要ですが、その連携を円滑にすすめるためにも社内コミュニケーションやエンゲージメントの活性化は重要となります。
これらの課題に対して、最近のオンラインやＡＩを利用したツールが果たす役割は今後大きくなるものと期待を寄せる次第です。
【目次】
１．社内のエンゲージメントやコミュニケーション可視化ツールの記事
２．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約の目的と内容の骨子の共有
３．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約交渉中の社内調整
４．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約締結後の管理と契約目的の実行の調和
５．社内コミュニケーションやその経緯の共有の重要性とAI・ICT、データベース活用への期待
１．社内のエンゲージメントやコミュニケーション可視化ツールの記事
契約業務では、その工程の全般に渡って社内関係者と契約目的や成果の利用、契約条件等に関する認識を共有することが重要となりますが、
そのためにもいわゆる「社内の風通しの良さ」や「当事者意識の情勢」は重要な課題となります。
上記の視点から、最近の、社内のエンゲージメント促進や、コミュニケーションを可視化するツールに関する記事を以下にご紹介します。
・パナリット、リモートワーク時代に適した「組織の活性度・エンゲージメントの可視化ツール」をリニューアル
2021/2/5に株式会社QuickWorkは表記のプレスリリースを公表しました（PRTIMES_JPより）。
（引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。）
『“従業員一人ひとりのエンゲージメントを可視化し、定着率向上をデータでサポート”することを目的としたエンゲージメント可視化による組織生産性改善クラウド「Visual（ビジュアル）」において、管理者の場合は全回答データ、閲覧権限のあるユーザーの場合はその権限下でのユーザーの回答データ、運用者の場合は全ユーザーの回答未回答の一覧を、CSVファイルにてダウンロードできるようになりました。』
⇒従業員のエンゲージメントの可視化と改善ツールは、テレワークなどで従来の対面でのコミュニケーションによる把握が難しくなっている現在、さらにニーズが高まるものと思います。
また、得られたデータの分析方法や、対策等のリコメンド機能、その今後の改善の方向性にも興味を惹かれる次第です。
・【特許取得のお知らせ】1on1支援プラットフォームを提供する株式会社KAKEAI、1on1における負荷軽減や対話の質向上に関連する5つ目の特許を取得。管理職個人が持つコツを企業の枠をも超えて自動展開。
2021/2/9に1on1支援プラットフォーム「カケアイ」を提供する株式会社KAKEAIは表記のプレスリリースを公表しました。
『今回取得した特許により、これまで属人的な方法（書籍や研修等）でしか共有・伝承されることがなかった「現場の管理職が持つ部下への関わり方のコツ」が、企業の枠をも超えて1on1プラットフォーム「カケアイ」上で自動展開されることになります。
さらに、この「部下への関わり方のコツ」は、管理職一人ひとりのマネジメントにおける得意なことや苦手なこと等を踏まえながら自動展開され、1on1における対話の質向上に大きく寄与します。』
⇒現状把握のその先となる、コミュニケーション支援技術とサービスに関するものですが、コミュニケーションスキルの共有に関するサービス開発は、前述の対策等のリコメンド機能と同様に、今後の展開に要注目と感じます。
２．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約の目的と内容の骨子の共有
今までにも、いくつかのトピックスの中で、各種技術契約の交渉前の準備やその後の交渉中の社内での認識共有の重要性についてお話してきましたが、
まずは技術契約の準備として、
自社の事業の目的から、その目的達成に必要な技術は何か、そしてその技術を得るためには、自社内で開発すべきか（できるか）、誰か社外の力を借りるかという技術の調達について、事業目的から逆算しつつ、外部の力を借りる場合のその借り方（委託するのか、共同で開発するのか、ライセンスを受けるのかなど）を考えて行くことになります。
上記の各段階、特に事業の目的という技術契約の出口の部分について、契約で得られる成果の具体的な使い方が社内で共有されていることが非常に重要となります。
その上で、必要な技術の調達方法とそれに適した契約形態、契約内容の骨子を社内で検討し、内容を共有して、契約交渉の準備を進めることになります。
事業企画・実施部門、研究開発部門、法務などの契約担当部門や、必要に応じて経理部門なども含めて、関係部署や担当者間の認識の共有を図るには、部門横断的なコミュニケーションが必要となりますが、新型コロナなどの関係で対面でのコミュニケーションが難しい現在、データベースやオンライン会議なども活用することになるため、このようなデジタルツールを通じたコミュニケーションも活性化していることが、社内の認識共有のための前提となってきます。
３．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約交渉中の社内調整
契約交渉中も、相手との交渉によって、契約条件を変更していく際に、大本の目的に立ち返って、その目的に沿っているかを確認し、対策を考える際に、交渉担当者だけでなく、その契約の成果を利用する部門の担当者も含めて、自社内で検討し、結果を共有しつつ交渉を進めることが重要となります。
その際に、契約文書だけでなく交渉の経緯なども社内で共有するためのツールを、メール、オンライン会議、データベースなど複数用意し、組み合わせながらコミュニケーションを取って進めることをお勧めする次第です。
４．社内コミュニケーションと契約業務の関係：契約締結後の管理と契約目的の実行の調和
契約締結後は、契約内容に沿って、相手と情報交換や共同開発、事業提携などの実務を行っていくことになりますが、その際に、契約条件や契約の目的との整合性を取りながら進めることが必要になります。
例えば秘密保持契約を結んで情報交換を行う場合には、その秘密情報の取り扱い方や秘密保持の期間などの条件を、実際に交換する情報と紐付けて管理する必要が出てきますが、
これらの実務を円滑に行う上で、データベースなどの管理システムと共に、関係者が随時情報を交換できるコミュニケーションの活性化も重要な要素となってきます。
５．社内コミュニケーションやその経緯の共有の重要性とAI・ICT、データベース活用への期待
上記のように、契約業務の各段階において、社内コミュニケーションは非常に重要となりますが、以下の記事などに見るように、新型コロナ下でのリモートワークなどの環境変化やデジタル化に対応しつつ、新規のサービスやツールも活用しながら、社内コミュニケーションの活性化や関係者の当事者意識の醸成を図ることを、円滑な契約交渉とその後の成果の活用を進めるためにも検討をお勧めする次第です。
・ニューノーマルの働き方へ オンライン・コミュニケーションをより快適にする「TELECUBE by アイリスチトセ」を共同開発
2021/2/15にアイリスグループのアイリスチトセ株式会社は表記のプレスリリースを公表しました。
『今回発売する「TELECUBE（テレキューブ）by アイリスチトセ」は、様々な場所に容易に設置できるフルクローズ（完全密封）型のスマートワークブースです。内部にはテーブルとイス、電源コンセントなどがあり、Web会議等のオンライン・コミュニケーションの快適性の向上と、ソーシャルディスタンスを保ち業務に集中できる環境を提供します。』
⇒適宜休憩や運動の機会を取るなど、コンディションの維持も重要となり、その分野の機能負荷やサービスへのニーズも高まるものと感じます。
・マルティスープの位置情報活用システム『iField』にて『obniz BLE/Wi-Fi ゲートウェイ』採用決定
2021/2/15に株式会社CambrianRoboticsは表記のプレスリリースを公表しました（PRTIMES_JPより）。
⇒マルティスープ株式会社の『屋内測位と行動計測』と株式会社CambrianRoboticsの『obniz BLE/Wi-Fiゲートウェイ』との連携に関する記事。
位置情報の精度や利便性の向上が、活用先を広げる様子が窺えるかと思います。
生産性向上以外の利用方法も出てくるものと予想しています。
・中小企業の生産性向上・DX推進を支援する業務改善クラウドサービス ZENO（ゼノ）とSlackが連携
2021/2/16に株式会社デザインワン・ジャパンは表記のプレスリリースを公表しました。
『従来はZENOにログインしなければ通知を受け取ることができなかったものがSlack上で受信することで優先順位の高い業務をより素早く確認・対応することが可能となります。
例えば、外出先や移動中にスマートフォンやタブレットを利用して受信・確認・対応を行うことでスムーズな意思決定が行えます。』
⇒業務管理ツールとコミュニケーションツールの連携は、特にリモートワークなどの場面で効果的かと思います。
各種情報や知見の共有への展開にも期待を寄せる次第です。
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