部下の生産性向上策に考える、契約業務の段取りポイント

時間管理、タイムマネジメント、生産性向上

【今日のポイント】

焦っているが仕事が進まないと言うことは、自分自身も含めて遭遇する機会が有りますね。

この様な場合の対応策を契約業務ではいかに進めるかとのポイントについてお話ししたいと思います。

 

● 仕事でテンパる部下の生産性を上げる3つの策 「任せ上手」になることで作業の質も向上する

2020/03/23の東洋経済オンラインに表記の記事が掲載されていました。

(引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。)

『研修の企画・講師を年200回、トータル2000社、累計2万人を超えるビジネスリーダーの組織づくりに関わってきた組織開発コンサルタント・高野俊一氏による連載「その仕事、誰かに任せなさい!」。エンターテインメントコンテンツのポータルサイト「アルファポリス」とのコラボにより一部をお届けする。』

アルファポリスのサイトはこちら

 

上記の記事では、以下の3つの項目を挙げて、焦っているが仕事の成果に結びつかない部下へのアドバイス等のポイントを解説しています。

『「20:80の法則」
「納期3分割法」
「タイマー管理法」』

上記の記事では、この3項目を個別に行うのではなく、連携させる事で効果を上げる様に勧めています。

詳細は記事をご参照頂くとして、
上記の3項目は上司やコンサルタントとして部下やクライアントに適用する以前に、自分の仕事の進め方に先ずは活用出来ているかを振り返らなくてはと改めて感じた次第です。

 

● 契約業務と20:80の法則

上記の3項目を契約業務に当てはめてみると、特に年度始めや年度末などの契約業務が集中時期の生産性向上やミス防止に役立つかと思います。

先ず、20:80の法則については、成果の8割を上げる20%の本質的な業務にまずは取り組むととしています。

もちろん、契約書自体は80点の出来で完成と済ませることはできませんが、契約の目的などのコンセプト設計は非常に重要であり、かつその後の社内外の調整まで含めると、全体としては時間短縮につながるものではないかと思います。

 

● 納期3分割法

これも、契約業務のコンセプト設計の段階で、先ずは社内で共有・調整してから、契約先に骨子案として提示するというのも、契約の目的や全体像に関する関係者の認識の食い違い防止に役立ちます。

従って、

・社内外で骨子案を固めてから

・契約書案に落とし込み、交渉を進め、

・最後に合意案を契約先と相互確認するという3段階に分けて、

交渉と契約書作成を進めることが、効率化と円滑な交渉、認識の共有に有効となります。

 

● タイマー管理法

実際にタイマーを使うかは別として、上記の3段階の契約業務と、その後の社内手続き、押印作業にかかる日数を見積もり、お互いに進捗管理しながら作業を進めることが必要となります。

上記の記事では、部下のフォローとしてこの3項目を挙げていますが、

契約業務において、契約担当者が社内と契約先との進捗を管理し円滑に進めるために社内外をフォローするという視点でも使える手法であり、また契約担当者を育成・管理する立場の方にとっても参考になるものと考える次第です。

 

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