電子契約サービス導入に考える、「走りながら考える」選択肢

電子契約

【今日のポイント】

あらゆる業界と職種で進んでいるデジタル化(DX)。契約業務もその例外ではありません。

これらデジタル化を進める上では、全体観や将来像を持ちつつも、先ずは出来るところから始め、フィードバックをこまめに繰り返しながら改善する事も必要な場合があるかと思います。

その際のプロセス分解と見直しのツールとして、経営デザインシートの活用も検討される事をお勧めする次第です。

 

● 「業務提携のお知らせ」株式会社Flucle・株式会社ライトアップ
2020/3/9に、労務管理の課題をテクノロジーで解決する「HRbase」サービスを提供する株式会社Flucleと「全国、全ての中小企業を黒字にする」をビジョンに掲げる株式会社ライトアップは表記のリリースを公表しました。

(引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。)

『【業務提携の内容】
Flucle並びにライトアップは、
中小企業の労務管理リスクを軽減するためには、基礎となる就業規則や雇用契約書を作成する必要があり、HRbaseではそれらの書類が安価でカンタンに作成でき、助成金申請等にも活用できる。
両社のターゲットとする顧客層が、零細・中小企業であり、同じターゲットである。
という共通点を持ち、両者の顧客に対して「労務管理をカンタンにし、その結果、労務問題を解決すること」を目的とする業務提携を締結いたしました。』

法務管理に加えて助成金の手続きもサポートしているとのこと、マネジメントツールとコンサルティングのコラボとしても興味を惹きます。

今回の業務提携により提供されるサービスについては、以下のリリースで概要を伝えています。

『中小企業の「労務リスク」低減のため、株式会社Flucleと共同開発した労務管理クラウド「HRbase with Jマッチ」を提供開始』

 

『・「HRbase with Jマッチ」とは  https://www.jmatch.jp/hrbase/
 ※ただいま3ヶ月間完全無料でご利用いただけます

「HRbase with Jマッチ」は「労務書類の自動作成」「法改定への自動対応」「労務業務の手順解説」の3つの特徴を持ち、顧問社労士や労務専任の担当者がいない中小企業の皆様にも、簡単に最低限の労務整備・労務リスク対策を行って頂くことが可能となります。また最適な中小企業の労務管理情報を蓄積し、順次「AI」による労務書類の最適化を行っていく計画です。

本サービスをご利用頂くことで、曖昧な規定や手続による訴訟リスクなど、労務管理上の様々な課題解決が可能となり、労務リスクを最小限に、経営に邁進できる環境を構築することができます。』

法改正対応の他に、労務手続きの手順解説も提供しているとのこと。
『なすべきタスクが明確になった』という利用者の声に業務や課題の可視化の重要性が窺えます。

 

金融機関向け電子契約サービス、北陸コンピュータ・サービス

2020/2/13の 日本経済新聞には表記の記事が掲載されていました。

『情報サービス大手の北陸コンピュータ・サービス(HCS、富山市)は、金融機関向けの電子契約サービスを始めた。
PDFで作成した契約書に電子署名とタイムスタンプを加え、クラウド上に保管する。契約書を電子保存することで紙の契約書をなくし、事務効率化につなげてもらう。』

電子契約は、社内の電子稟議と併せて、ペーパーレス化でも重要な対象となりつつありますね。

電子契約は相手もあることなのですぐ導入するのも難しいかと思いますが、

先ずは自社で出来る事から始める、そのためにも業務プロセスの可視化が重要であり、そのきっかけの一つとして、知的資産経営報告書や経営デザインシートの作成の利用も検討をおすすめする次第です。

 

● キャッシュレス化は、はたして職場の生産性を上げるのか

契約など取り引き全体の電子化では、キャッシュレスも重要な要素ですが、
2020/3/2 ガジェット通信に表記の記事が掲載されていました。

他のAI・ICT導入と同様に、現場の受け入れ態勢、人材育成と共に、業務全体の見直しの中での位置づけが必要と考える次第です。

契約など含めた、取引全体の電子化に繋がることも期待できるかと思います。

 

● アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表

2020/3/4 アドビ システムズ 株式会社は、表記のリリースを公表しました。

『今回の調査で明らかになった主な結果は以下の通りです。

テレワークを体験したビジネスパーソンの86.4%が、業務の生産性が上がったと感じており、93.2%が今後も定期的にテレワークを実施したいと回答。

テレワークを実施するにあたり、業務上の課題として感じたこととして最も多かったものは「会社に保管してある紙の書類を確認できない(39.6%)」で、次いで「自宅にプリンターやスキャナーがない(36.2%)」「自分以外の仕事の進捗が把握しづらい(35.0%)」。

心理的・身体的課題として最も多かったのは「同僚とのコミュニケーションの量が減る(38.4%)」で、次いで「時間管理が難しい(30%)」「つい仕事以外のことをしてしまう(28.6%)」。

テレワークで働いているときに、紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験があると回答した人は64.2%。

テレワークが進む中、社内の紙書類の管理がテレワークを推進する際の大きな課題となっていることも明らかになりました。』

テレワークとペーバレス化などのデジタル化は、車の両輪である事を改めて感じます。

その中でも実際に改革を進める上では、全体観を持ったゴール設定とそこからの優先順位をつけた着手する順番とが共に重要である事を示唆するものと考える次第です。

 

● 先ずは小さく始めて走りながら考えることも選択肢に

上記の様なデジタル化による生産性向上や業務改革、人材育成は、契約業務の分野でも進み始めていますね。

業務分野によらず、デジタル化、DXへの取り組みは先ず、何のためにやるのかの目的と現在の業務の可視化が重要ですが、
あまりにもそこにとらわれて中々動き出せないと言うことも多いかと思います。

先ずは小さく始めて、走りながら考える
フィードバックを組み込んでいれば、そこに当初は想定していなかった新しい活用方法やメリットが見えてくることも期待できるものと考える次第です。

なお、以下のトピックスでもお伝えしている様に、フィードバックしながら業務の可視化を進める一つのツールとして、経営デザインシートや知的資産経営報告書の作成と見直しのサイクルを回す事も検討してみてはいかがでしょうか?

首相官邸の経営デザインシートのサイトはこちら

『総務省のテレワーク調査に考える、テレワークの広がりに応じた知財と契約の管理』

 

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