【NEW!】Q&A>各種施策やシステムの運用を定着させる方法は?

【今日のポイント】

DX導入や働き改革などにより新しい施策を導入した際に、そのために必要が業務が発生しますが、その業務や意識を定着させることは中々大変かと思います。

その定着方法は数多くあり、かつ案件によっても変わりますが、ある程度共通して使えるTipsをご紹介しますので、ご参考になれば幸いに存じます。

【目次】

Q>ペーパレス化などのDXシステムの導入や知的資産経営や働き方改革など、各種施策を自社で行うときに、その施策を定着させるにはどうしたら良いか?

1.各種施策を導入してみたのは良いが、中々定着しないがどうしたら良いか?
2.新しい業務の発生時と同じ頻度・条件で必ず行う業務や活動・習慣に紐づける

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Q>ペーパレス化などのDXシステムの導入や知的資産経営や働き方改革など、各種施策を自社で行うときに、その施策を定着させるにはどうしたら良いか?

A>施策によって、定期的なもの、また案件や業務など発生都度行うものがありますが、
新しい施策に伴う新しい業務や確認事項などを定着させる方法の一つとして、
「普段その業務に関連して必ず行っている行動」と結びつける事を検討して試してみることをお勧めする次第です。

 

1.各種施策を導入してみたのは良いが、中々定着しないがどうしたら良いか?

ペーパレス化、人的資本経営、テレワークを始めとする働き方改革など、事業環境の変化に伴い、新しい施策を導入する機会が増えているかと思います。

ただ、新しい施策を実現するために必要な業務を実施することは、業務負荷の増加や、習慣化するまでに時間が掛かるなど、ハードルも高く、定着させることは中々難しく、苦労しますね。

この様に、新しい施策に伴う業務を定着させる方法は、システムの利用や改善、評価制度も含めたルール面、教育・啓発活動など業務の発生頻度や特性によっても様々なものがあり、
一つの方法だけでは定着させることは難しく、複数の方法を業務の特性に応じて組み合わせる必要があることは、既に意識して行っていらっしゃるかと思いますが、

以下に挙げる方法も組み合わせる手法の一つとしてご参考になれば幸いに存じます。

 

2.新しい業務の発生時と同じ頻度・条件で必ず行う業務や活動・習慣に紐づける

意識してか否かを問わず、既に多くの方が行っているかと思いますが、新しく発生した業務を行うタイミングを、既存の関連する業務などに合わせることは、新しい習慣を定着させる有効な方法となります。

これは業務ではありませんが、私が行っている習慣付けの方法の一つを以下にご紹介いたします。

 

睡眠アプリのメモ欄を使った、三行ポジティブ日記と起き抜けの体調と気分の記録

私は、睡眠アプリ(Sleep Meisterを使って、毎日の睡眠の時間や質の記録をつけていますが、
そのアプリのメモ欄を使って、三行ポジティブ日記(その日あった良い事、感謝する事を三行記載)をつけています。

三行ポジティブ日記は、ベストセラー『アウトプット大全』 ( https://amzn.to/2W57Zlv  )の著者で、YouTube『樺ちゃんねる』( https://www.youtube.com/channel/UC1WkFVOCTPdY782AJ1PZ-JQ )でも脳科学と精神医学に基づく健康法や仕事術を情報発信している、精神科医の樺沢紫苑さんがお勧めされている事から始めたのですが、

この日記を、翌朝に睡眠の量や質などと共に記録して見返す事で、心身の健康のフィードバックにも役立っていると感じます。

ここで睡眠アプリを日記に使うのは、【睡眠アプリを起動するタイミングは寝る前なので、1日の振り返りには良い時間】となるからです。

そして起きた時に、その時の体調や気分と睡眠アプリのデータ(睡眠時間、深さ、快眠度など)と昨日の振り返りを比較する事で、飲酒の習慣や睡眠前の過ごし方
などの改善のきっかけ、気づきを得やすくなります

また、次の日に行う事も併せて簡単に書いておくと、起きた時にその日の過ごし方のイメージングにも繋がるので更に費用対効果も高いと考える次第です。

 

上記のように、例えば、新しく行う業務の際に必要なフォーマットがあれば、同じタイミングで必ず行っている、既存の業務でも併用できるフォーマットに統合しておくと、
新しい業務・習慣を行うタイミングを意識せずとも身につけやすくなり、また、実施時だけでなく、記録を含む実施内容の利用や更新のタイミングも揃う事が多いため、新しい業務の定着に繋がりますので、活用をお勧めする次第です。

なお、本ブログも900回以上更新を続けておりますが、このようにアウトプットを維持する方法については、以下のブログトピックスもご参考になれば幸いに存じます。

『私の情報発信(アウトプット)方法のご紹介(継続の難しさと工夫)』
https://wp.me/p9D2bS-qx

 

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当研究所として推薦するものではありませんので、他の選択肢や導入の要否含めて、自社の状況に応じてご検討いただければ、大変幸いに存じます。

 

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