社内稟議や契約交渉の電子化にみる、「コミュニケーションと合意形成の進化」の可能性

交渉

【今日のポイント】

契約交渉や社内での稟議、契約書の締結などにもAIを活用した契約書作成、電子署名、ネット上での社内稟議などのデジタル化が始まっています。

生産性向上や、社内外での確実な契約内容の共有による契約違反のリスク低減、メールの誤送信などのリスクの低減など、期待される効果も大きく、「コミュニケーションと合意形成」の進化には今後も要注目と考える次第です。

 

『『法務ドキュメントをクラウド上で管理・編集できるHubbleに対外交渉機能)が追加』

2020/1/7法務ドキュメント(契約書等)の管理・共有をカンタンに行えるソフトウェア、Hubbleを提供する株式会社Hubbleは表記のリリースを公表しました。

(引用は『』でくくります。 改行は筆者挿入、以下同様)

『メールよりも、早く確実な契約交渉を。
~対外交渉機能とは?

これまでのHubbleは「組織内における」法務ドキュメントのクラウドサービスでしたが、本機能の追加により「組織外」の契約交渉の相手(取引先企業など)との法務ドキュメントの共同編集・自動バージョン管理をはじめとするサービスが利用可能となりました。』

このようなサービスは、契約交渉だけでなく、その後の契約の期限管理などにも活用出来る様になるかと期待しています。

また、同社は、上記の機能を「新しい合意のかたち」を実現するための一歩とも謳っています。

『これまでは、合意した内容を明確化するために当事者間で交渉内容が固まった段階で、その内容が記載されたドキュメント(契約書)に押印し、合意内容を固めるのが通例でした。

しかし、合意形成過程のすべてが自動でバージョン管理され、ドキュメントに関連する交渉のやり取りも一元管理される場合、合意形成までの全過程を含め、形成される合意の内容が当事者間で可視化・保存されれば、それ自体が合意内容となっていく未来はそう遠くないと思っています。

Hubbleの対外交渉機能は、「新しい合意のかたち」の実現を促進する一歩でもあります。』

合意の結果に加えてその経緯も共有・記録することで合意形成の新しい形を作れるか、そのメリットの可能性も含めて大変関心を惹くところです。

同時に、同社のサービス対象の拡大は、社内向けのニーズ対応から社外との交渉という社外との取引に関するニーズ対応へと、B2Bの市場を拡大する方法としても参考になりますね。

 

なぜデジタルの時代なのに「ハンコ決済」は無くならないのか?

2020/1/12DIMEに表記のコラム記事が掲載されていました。

『企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービス paperlogicを展開するペーパーロジックによる「ハンコ決裁」に関するアンケート調査が行われたので、紹介していきたい。

なお本調査は、勤め先の決裁方法が「全て印鑑による決裁」と回答した111名を対象としている。』

(中略)

『まとめ
今回の調査では、ハンコ決裁を業務上の負担と感じ、デジタル化を望む意見が多くあることが明らかになった。

また、世界に目を向ければ、盗難の危険もあるハンコ自体、日本を含むアジアの数か国だけが決裁等に用いているのみ。

企業では「判子(書類)」に人が付いて回る、書類の「持ち回り」が行われている。物理的コストだけでなく心理的な負担にもなっており、生産性向上を妨げているのではないだろうか。
そういった意味でも、電子化が求められる分野だと言えるだろう。

出典元:ペーパーロジック株式会社
https://paperlogic.co.jp/構成/こじへい』

電子契約サービスも始まっていますが、こちらは実際の導入状況を見ると、クラウドサービス利用時のセキュリティ確保が普及のハードルを上げている様に感じます。

しかし、社内外問わず、コミュニケーションと合意形成の電子化は今後の必須課題ですね。

 

『次の起業トレンド「Superhuman for X」を知っているか?ーー領域特化のフェラーリを作れ』

2020/1/12THE BRIDGEに表記の記事が掲載されていました。

メール版フェラーリとも界隈で称される「Superhuman」をご存知でしょうか。
2014年にサンフランシスコで創業し、累計調達額は3,300万ドルに上ります。現在シリーズBラウンド。

Superhumanのコンセプトは「あらゆるアクションを0.1秒以内に達成させる」。圧倒的なスピード感とサクサク感を持たせることからメール版フェラーリの愛称が付いています。

誰もが使うGmailの体験を超えることは至難といえます。

しかしSuperhumanは強気の価格設定・ターゲティング・圧倒的に優れたサービス設計で、新たなメール体験を実現させています。

同社は月額30ドルで次世代メールプラットフォームを提供。ターゲットユーザーは3時間/日以上メールを利用しているヘビーユーザーのみ。
サービス利用は招待制。

豊富なショートカットが用意されており、ユーザーはほぼ全てを駆使するように教育されます。』

単なるメールの改良か、コミュニケーションの改革による生産性向上のどちらに傾くかが問われていると感じた次第です。

 

電子化(デジタル化)によるコミュニケーションと合意形成の進化の可能性

上記の3件の記事からも、

契約、社内稟議、お客様の支払いのキャッシュレスやペイレスなど、社内外を問わず、あらゆるコミュニケーションと、相手との合意形成が電子化(デジタル化)されてきていると感じます。

そして、生産性向上や自社のサービスの品質向上や高度化を進めて競合力を確保する上で、この様なデジタル化の流れに乗り遅れないためにも、現在の業務フロー等の可視化と課題の洗い出しが、デジタル化による効果を上げるためにも必要になってきます。

例えば契約業務に関して言えば、

契約交渉とその準備に関する情報収集から社内の契約締結とその後の管理まで含めたフローなどの可視化関係者との情報共有、確実な遂行のための契約交渉から締結までの進捗管理等の仕組み上の対応が、システムやツールの導入検討と併せて必要となって来ていると考える次第です。

 

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