私の時間管理方法のご紹介

● 仕事を高速化する「時間割」の作り方 (平野 友朗 (著))

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今日は、趣向を変えて、私の時間管理方法についてご紹介したいと思います。

先日購入した表記の書籍(以下「時間割の作り方」)については、メルマガでもご紹介しましたが、

度々ご紹介している「神・時間術 樺沢紫苑(著)」http://amzn.to/2B1KDla が、
新しい時間管理の概念とそれに基づく手法を学ぶのに大変役に立ったのに対して、

「時間割の作り方」の方は、
私が今まで実践してきた方法とかなり共通するものがあり、自分のやり方にはそれなりの根拠が有ったことを改めて教えてもらって意を強くしたという点で、大変役に立っています。

[平野 友朗]の仕事を高速化する「時間割」の作り方

「時間割りの作り方」の構成は以下のとおりです。

【目次より】
◆プロローグ 「時間」と「お金」――どちらが大切ですか?
◆Chapter1 付箋を使うな
◆Chapter2 ノートを使うな
◆Chapter3 優先順位はつけるな
◆Chapter4 手帳を使うな
◆Chapter5 メールに時間をかけるな
◆エピローグ 0.1%の成長

「神・時間術」と共通する点としては、

自分がやるべき事(タスク)についても、1日の時間の中に組み込むところ、
集中できる時間とそうでない時間とで、やることを変えること、
・「次に何をやるか?」や「どうやってやるか」はなるべく考えずに済むよう、ToDoリストやチェックリスト、時間割を作って自動化し、作業の内容に集中出来るようにすること
情報管理の一元化(情報はデジタル、アナログ問わず、一つのメディアにまとめること)

等が挙げられます。

どちらも大変参考になりますので、「仕事が忙しい、もっと余裕がほしい」
という方は、是非お手にとって見て下さい(*^^*)。

● 私の時間管理方法

 さて、私の時間管理方法ですが、
現在は「時間割の作り方」と同じく、グーグルカレンダーを使用しています。

上述のやるべき事(タスク)をスケジュールの中に組み込むということも、本書を読む前からやっていたのですが、そのルーツはソニーが販売していた電子手帳のクリエ(パームOS)に遡ります。

私はクリエを2002年位から使っていて、
その中のサードパーティーのスケジューラアプリを愛用していたのですが、
このスケジューラアプリでは

・タスクをスケジュール表の中に予定として入れることができ、
・完了するとワンクリックでチェックを付けて未完了のものと簡単に区別でき、
・さらに未完了の案件は自動的に翌日に移動する

という優れもので、私がクリエを使う理由の殆どはこのスケジューラを使うためだったと行っても過言ではありません。

それまでは、胸ポケットに入るサイズのシステム手帳を色々使っていたのですが、
クリエに出会ってからは、デジタルなPDA(クリエ⇒iPpd Touch⇒iphone)に完全に移行しました。

(もう一つ、私が電子手帳に移行した理由となるキラーアプリが、マインドマップのように、アイデアや作業の内容を考えるためのツールである「マンダラート」だったのですが、これはまた別の機会にお話したいと思います)

 

● グーグルカレンダーとメールでの時間管理

「時間割の作り方」でも、情報管理の一元化が強調されていますが、
私も、グーグルカレンダーに、仕事とプライベートの両方のスケジュールとタスク(ToDo)を入れています(もちろん、このブログやメルマガを書く時間も、他の仕事と同じように時間を割り当てています)。

スケジュールについては、件名、場所の他に、メモ欄に、メール等で会議のアジェンダを貰ったときにはそのアジェンダ、連絡先(訪問先の電話番号など)も入れています。

また、移動についても時間を割り当てているのですが、こちらはiPhoneに入れている「ヤフー乗換案内」というアプリでルートを検索して、カレンダーに登録しています。
(iPhoneでは、Week calというスケジュールアプリを使っており、グーグルカレンダーと同期させています)

タスクについては、会議のようなイベントスケジュールと同様に、必要な時間を見積もって、15分から1時間単位でカレンダーに入れています。

タスクとイベントを区別するためにイベントには件名の頭に★マークを付け、また色分けしています。

タスクもその種類に応じて、
確認することは「ch> 」
資料の作成・修正など書くことについては「W> 」
などと、マークを付けています。

なお、これらのマークなど、頻繁に使う語句は全て単語登録して記入の簡易化も図っています。

もう一つのタスク管理として、私の仕事は殆どがメールのやり取りで行われるため、
未処理の案件はメールソフトの受信欄に残しておいて、処理が済むと、関連するフォルダーに移動させるという形で、他の方とやり取りすべきタスクは管理しています。

 

● やるべき事の細分化

タスクについては、15分ほどのものですと件名だけですが、
もう少しかかるものなどについては、メモ欄に
何をやるかをブレークダウンして記載しておくようにしています。

これによって、「次に何をすべきか」を考えずに次々に仕事を進められるとともに、やるべきことの抜け漏れをなるべく防ぐ効果も期待できます。

なお、チーム等組織内でのスケジュールは、会社の規則で共通のスケジューラを利用することになっているので、グーグルカレンダーの共有機能は使っていませんが、自社で使用できるスケジューラを選択出来る場合は、チーム等でグーグルカレンダーの共有機能を使うことも有効かと思います(「時間割の作り方」にも著者の時間割の共有方法が載っているのでご参考になるかと思います)。

今回は、知的資産経営とは直接は関係ないお話でしたが、

時間管理や業務の効率化はどの企業、あるいは個人でも共通の課題であり、
また個人単位だけでなく、組織単位、あるいは取引先など社外関係者とも時間管理のスキルや方法を共有する仕組みは、有用な構造資産、関係資産にもなり得るかと考える次第です。

あなたはどのような時間管理術を使われていらっしゃるでしょうか?

今回の時間管理方法が少しでもご参考になれば幸いに存じます。

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