総務省のテレワーク調査に考える、テレワークの広がりに応じた知財と契約の管理
【今日のポイント】
今までの働き方改革や人材不足対策に加えて、コロナウィルスに対するBCPの面からもテレワークが注目され、導入も進められています。
秘密情報の管理、職務発明、押印作業を含む契約業務の電子化など課題も多く、先ずは自社で出来る所から始めるためにも現状の可視化が必要であり、そこでは経営デザインシートや知的資産経営報告書も活用出来るものとお勧めする次第です。
2020/3/2 大和証券グループ本社は、表記のリリースを公表しました。
（引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。）
『今回、育児や介護、治療等と両立しながら働き続けることを可能にする「WLBテレワ ーク」、災害時等でも業務を継続することを可能にする「BCPテレワーク」、移動時間や 空き時間を有効活用するための「生産性テレワーク」を大和証券の営業部門を含む全ての 部門を対象として導入いたします。
「仕事と介護」および「がん治療」との両立を目的として、2017 年 12 月に「在宅勤務制 度」を開始しましたが、全社員への 2in1 端末の導入完了を機に、「WLBテレワーク」「B CPテレワーク」「生産性テレワーク」制度を新設し、ライフステージに応じた多様な働き 方を実現するとともに、最も生産性が高まる働き方が可能な体制となります。』
出張などの移動時間という隙間は、個人レベルでは活用されていると思いますが、組織レベルでの活用とその市場も広がる事が予想されます。
また、ＤＸ人材育成を契機とした職場の「課題発見力」、「課題形成力」の醸成、向上につなげる事が必要であり、その活動自身やその活動をサポートするサービスも活性化するものと考える次第です。
● 総務省の令和元年版通信白書
総務省の令和元年版通信白書では
『第1部 特集 進化するデジタル経済とその先にあるSociety 5.0』
の中でテレワークを取り上げて、その活用の広がりと生産性向上などへの効果を報告しています。
『例えば、紙に依存しオフィスの自席が中心の仕事スタイルでは、自席にいなければ仕事ができず、移動時間や隙間時間を有効に活用できなかったが、ペーパーレス化とテレワークを組み合わせれば、隙間時間を活用するなどしてより短い時間で業務を終わらせることも可能になる。
また、育児や介護で一般的なオフィス勤務に制約がある者も、テレワークを活用することで就労が可能となる。』
テレワークのメリット評価についても以下の様に取り上げて評価をしています。
『テレワークは、具体的にどのような効果を生んでいるのだろうか。定量的かつ一定のサンプルサイズを有する調査結果を基に、テレワークのメリットや意義について概観する。ここでは、労働参画の促進、長時間通勤の緩和、主観的幸福度について取り上げる。』
一方で以下の様に、中小企業への更なる導入支援も必要なことが窺われます。
『総務省（2019）11を基に、企業におけるテレワーク導入状況を概観すると、2018年は13.9％であったが、2019年は19.1％となっている（図表2-4-2-2）。企業規模別では、おおむね規模が大きいほど導入が進んでいる傾向にある。』
● 働き方の多様化と知財管理
今後もテレワークを含めて働き方の多様化は進んでいくことは間違い無いと思いますが、これを知的財産の面から見ると、例えば従業員の発明はどこで生まれたか、また企業の業務の中なのか、個人の独自の知見かなどについて判断に困る場面も出てくるかと思います。
いわゆる副業や複業とも絡んで、職務発明の課題になる可能性を感じています。
また、以下の調査レポートの記事にも見る様に、社員や取引先との契約も、紙の書類ではなくデータベース上での契約の管理がペーパレス化と並んで重要かつ業務効率化や管理面などでメリットが増大してくるものと思われます。
『アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表』
2020/3/4 アドビ システムズ株式会社のリリース。
『今回の調査で明らかになった主な結果は以下の通りです。
テレワークを体験したビジネスパーソンの86.4％が、業務の生産性が上がったと感じており、93.2％が今後も定期的にテレワークを実施したいと回答。
テレワークを実施するにあたり、業務上の課題として感じたこととして最も多かったものは
「会社に保管してある紙の書類を確認できない（39.6％）」で、
次いで「自宅にプリンターやスキャナーがない（36.2％）」
「自分以外の仕事の進捗が把握しづらい（35.0％）」。心理的・身体的課題として最も多かったのは「同僚とのコミュニケーションの量が減る（38.4%）」で、次いで「時間管理が難しい（30％）」「つい仕事以外のことをしてしまう（28.6％）」。
テレワークで働いているときに、紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験があると回答した人は64.2％。』
一方で、企業の知見の蓄積についても、紙のファイルから、ネット上での共有・保管に移行しつつありますが、サイバーセキュリティも絡んで情報の管理が大きな課題となる可能性を感じます。
先ずは自社で出来る事から始めることが肝要ですが、そのためにも業務プロセスの可視化が必要であり、そのきっかけの一つとして、知的資産経営報告書や経営デザインシートの作成や、既に作成した後の見直しによる活用もお勧めする次第です。
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以下の調査レポートの記事にも見る様に、社員や取引先との契約も、紙の書類ではなくデータベース上での契約の管理がペーパレス化と並んで重要かつ業務効率化や管理面などでメリットが増大してくるものと思われます。
先ずは自社で出来る事から始めることが肝要ですが、そのためにも業務プロセスの可視化が必要であり、そのきっかけの一つとして、知的資産経営報告書や経営デザインシートの作成や、既に作成した後の見直しによる活用もお勧めする次第です。
