生産性向上を継続する方法のヒント>やっている事、始める事の理由の記録を残す

記録 チェックリスト 仕事の取捨選択

【今日のポイント】

生産性向上のためには、事業や経営目的に沿わない業務をやめることも大切。
でも、「なぜこの業務があるのか」が分からないと、やめるのが難しい(やめる理由付けがしにくい)ことも多々ありますね。

既存の業務については、周りの人と相談してみる、新規に始めるときには、その理由を、事業環境、事業目的と紐づけて記録しておき、実施する前提条件が変わったら即時修正できるようにしておくことが有効と考える次第です。

日本人の9割は「生産性」を勘違いしている

2019/3/6 THE21 onlineに表記の河野英太郎氏(日本アイ・ビー・エム部長)のコラム記事が掲載されていました。
(引用は『』でくくります。太字と改行は筆者挿入。以下同様。)

「生産性」を、投入した時間分の成果、と定義すると、その向上には、次の2種類の解釈ができます。

1.分子を増やす(時間を固定して、より多くの成果を上げる)
例:一定の時間をかけて10の成果だったものを、12の成果に上げる
2.分母を減らす(成果を固定して、より少ない時間で達成する)
例:一定の成果を出すのに10時間かかっていたものを、8時間で達成する』

と、生産性=アウトプット/インプットとした時の分母であるインプット(時間)の削減の方が従業員のモチベーションも上げられて、効果が出るとしています。

そして、時間削減のために、「無駄な仕事、やめるべき仕事」を探す事を勧めています。

やめたくてもやめられない

このように、業務見直しをして、実際に無駄と思われる仕事を省こうとした時に、よく障害となることとして、

「なぜこの仕事をやっているのか、なぜこのような手続きで進めているのか」という「理由、根拠」が不明確なことが挙げられます。

理由がわかれば反対根拠を出してやめられますし、何か理由があって行われているのであれば、改善もしやすいですね。

同記事では、

『「これ、なくしてみたらどうなると思う?」と人に話してみると良いでしょう。』

自分で抱え込まずに周りに相談する事を勧めています。

それによって、過去の理由や経緯が分かったり、周りも同意見になって進めやすくなったりする事が期待できますね。

やっている事、始める事を、経営理念や経営方針からブレークダウンした目的や経緯と紐付けて記録しておく

上記は既に長く続いている慣習などの場合ですが、

今後もいろいろな試みを行ったり、新しい施策を打ち出して、新しい業務を始めることは多々あるかと思います。

以前のトピックス

「「失敗の活かし方」と「成功体験の活かし方」にみる共通課題とは?」
の中で、TVシリーズの「プロジェクトX」や「プロフェッショナル」を例に引いて、

『具体的には、企画段階(あるいは目標設定段階)で、成功条件と失敗条件を仮説として明示しておき、事業の結果評価の段階で「仮説の検証」も行います。

かつ仮説作りと検証を的確に行うことも業績評価の対象とすることで、そのプロジェクト自身の有用性(これをやるべき)と実施方法の有効性(こうやるべき)が成立するための環境条件(どんなときに?)をナレッジとして残し、かつ環境変化を予測しつつ適応する事業(業務)計画を立てる訓練にもなるのではないかと思います。』

と成功条件や失敗条件を仮説として出しておき、その検証を業績評価の中で行うことをお伝えしましたが、

新しい業務や手続き、手法を始める際に、なぜそれをやるのかを、経営方針や事業目的からブレークダウンした業務方針、計画、目標などと紐付けて記録しておくことは非常に大切かと思います。

出来ればやる理由だけでなく、どんな状況になったらやめるべきかも考え、記載しておくと、

改善や中止がスムーズになるとともに目的にそって合理的に活動する意識づけにもなってきます。

そして、事業方針からのブレークダウンと検証には、知的資産経営報告書のKPI(キーパフォーマンス指標)も役立つものと考える次第です。

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