IT導入時の課題から考える、契約時の注意点(準備と共有)

【今日のポイント】

IT導入時の現場当事者の納得感の醸成は、トップダウンだけでなくボトムアップも組み合わせた仕組みづくりが重要となります。

これは、契約締結業務に置き換えれば、契約する目的と内容の明確化と共有という事前準備の重要性であり、またそれを効率的に行うための「会議の基本」を押さえることにもつながると考える次第です。

悩めるIT部門に告ぐ。品質と生産性向上のカギは、現場の「腹落ち感」だ

2019/10/15のビジネス+ITに表記の記事が掲載されていました。

(引用は『』でくくります。 太字と改行は筆者挿入、以下同様)

『当事者意識を育てる「腹落ち感」とは?
すべての業務に共通することだが、いくらトップダウンの施策があっても、現場が自分事に落とし込まなければ、やがて形骸化してしまう。

品質・生産性の改善活動に欠かせない要素は、現場が目的をしっかりと理解し、「腹落ち感」を持って取り組める体制づくり、いわば「ボトムアップの仕掛け」である。
これにより現場のマインドやモチベーションも上がり、現場で適切な判断と決定ができる。結果的に企業の組織力や継続力も向上するのだ。

では、この「ボトムアップの仕掛け」とは、具体的にどのようなものだろうか。
端的にいうと「個人の底力を上げ、パフォーマンスの最大化を目指す仕組み」のことだ。
チームメンバーの意見から課題や問題点を共有し、解決策を納得するまで全員で検討して、それを日常業務で実践していく。

この活動サイクルを継続していくことが大事なのである。 』

この記事では、ボトムアップにつなげる仕掛けづくりが重要として、以下の3つの視点からの仕掛けづくりについて解説しています。

『・障害件数が1/3、開発損失額が1/5に。中央集権型から分散型への大転換

・大手製造業事例、階層別の課題解決アプローチで品質改善

・腹落ち感を持ちつつ、日常業務の“一部”になることが重要 』

トップのコミットメントと現場の当事者意識の双方をつなげる仕組みの重要性が窺えるかと思います。

オフィス労働生産性を向上させるために(5)「会議の基本」を押さえよ /日沖 博道

2019/10/16のINSIGHT NOW!プロフェッショナルには、表記の解説記事が掲載されていました。

『大企業の場合、「会議の基本」を押さえるだけでオフィスにおける生産性を10%超ほど上げることは難しくない。なぜならオフィスワーカーの仕事の半分以上は会議とそのための資料作成だから。

「会議の基本」とは(多分、多くの書籍でも書かれていると思うが)、

①会議のアジェンダとゴールを定めること、

②上手なファシリテータを選ぶこと、

③最後にラップアップする(決まったことや「宿題」とその担当者・期限などを確認する)こと、

④議事録を作成・回覧すること、辺りがオーソドックスなところだ。』

著者は、上記のポイントに加えて、大型ディスプレイやホワイトボードにより、会議の資料や議論の内容を共有することを推奨しています。

単に会議の時間を短縮するよりもきちんと準備をする事で費用対効果を高める事の大切さをつい先日私も体験したところでしたので、この「会議の基本」は知っているだけでなくきちんと実行しなくてはと改めて感じた次第です。。

契約の準備と社内外とのコミュニケーション

IT導入、生産性向上と同様に、契約締結の作業でも、社内外とのコミュニケーションと事前準備は非常に重要となります。

『秘密情報のリスクを回避する方法!秘密保持契約入門(25)~契約交渉の前準備』

『委託契約のポイント(入門編)-その(2)契約交渉前の準備』

『共同研究開発と契約〉契約交渉前のポイント(ビジネスからの逆算)』
など、これまでのトピックスでもお話してきましたように、

契約以前にまず、どんな事業を行いたいのか、達成したい目標は何かといった、「相手と約束(契約)」をする目的」ビジネスから逆算して設定し、

そのうえで、社内でその目的を前提に、どんな相手と組むのか、相手と自分は何をやるのか、その中での役割分担、目的とする成果とその帰属、成果の使用方法などを契約文章以前に十分に検討し、社内で共有することが、軸のぶれない契約交渉とその後の確実な契約内容の履行と管理につながってきます。

この、社内での目的や内容の共有において、今回の記事にあるような、当事者の「腹落ち感」の醸成や、効率的かつ確実な共有のための「会議の基本」を実施することの重要性を改めて感じる次第です。

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