「未来予測とプランＢ」～プランＢの立て方のヒント

【今日のポイント】

予測に基づき計画を立てて実施しても、想定外の事象が起こるなどして、計画変更を余儀なくされる事は増えて来ていますね。

私のプライベートでの場面も含めて、そんな時のプランＢ（代替策）の建て方をご紹介しますので、ご参考になれば幸いに存じます。

【目次】
１．未来予測と代替案（プランＢ）の重要性
２．何が変われば対応を変えるかの「プランBの発動条件」の設定
３．プランＢで変わる実施事項、準備事項（ToDo)の特定
４．プランＢで変わる時間や要員、設備、費用などの特定と準備

１．未来予測と代替案（プランＢ）の重要性

以前のブログトピックス
『未来予測におけるフレームワークや情報源のブラッシュアップとプランBの必要性』（　https://wp.me/p9D2bS-2eI　）で、未来予測の重要性と、その予測が外れたときのための、いわゆるプランＢ(代替案）の用意の必要性についてお話しましたが、

そのプランＢの建て方については、数多くのプロジェクトマネジメントに関する書籍やネット記事などで解説されていますね。

今回は、私が、コンサルティングや研究会の幹事などの業務や、家族サービスのようなプライベートのイベントまで含めて、
普段意識したり、使ったりしている方法をご紹介しますので、ご参考になれば幸いに存じます。

ここで、「プライベート」の面での使い方をご紹介するのは、
色々なマネジメント手法も実際に使ってみないと自分なりの改善方法などはわからない為、業務以外の場でも使う機会を増やす事が、手法を身につける上で効果的であることと、
プライベートと業務のツールは、秘密保持などの制約はキチンと守りつつも、なるべく共通化する方が、生産性向上にも繋がることを実感している為です。

私の場合で言えば、情報収集方法や、Googleカレンダーへの予定やTo Doの集約、週間～年間計画とその振り返りのマンダラートでの実施などもツール集約の例となります。

なお、今回の対象とするプランＢは一つのプロジェクトやイベントにつき一つではなく、プロジェクトなどの計画変更が必要となった段階・フェーズや、また後述の発動条件（進捗状況や環境などの状況変化）によっても変わるものですので、念のため申し添えさせて頂きます。

２．何が変われば対応を変えるかの「プランＢの発動条件」の設定

この発動条件は、大きく「外部環境の変化」と「内部環境の変化」に分けて、
更に、その組み合わせがどうなった時に計画変更が必要となるかで特定しています。

さらに、「外部環境」、「内部環境」とも、
外部環境ならば、ＰＥＳＴ分析のような、かなり大きな枠組みでの変化と、コンサルティング先など対象とするプロジェクトの関係先など、

内部環境ならば、自分が属する組織（コンサルティングの場合はコンサルティングチーム、プライベートなら家族など）、自分自身、進めようとしているプロジェクトなど

に分けて、それらに生じ得る変化と生じる段階（時期）を明確にしていきます。

３．プランＢで変わる実施事項、準備事項（ToDo)の特定

上記のように、発動条件とその時期が明確になったら、その際に行うこと（プランＢの内容）を発動条件とともに、スケジュールの中に記載しておくことで、状況が変化した際に敏速に対応することが出来るようになります。

例えば、
「家族のイベント後にイベント会場の近くで食事をするつもり」ならば、
イベントの予約時期とレストランの予約時期の双方をスケジューラーなどに記載し、予約が取れなかったときの代替案（代わりのイベント案や、レストランの候補など）もスケジューラのメモ欄などに記載しておくことで、慌てずに対応が可能となります。

また、上記の代替案やその決定時期は、家族などの関係者ともあらかじめ共有して同意を得ておくことは、プライベート、ビジネスを問わず、意識して行っておくことが、いざ計画変更というときにもスムーズに事を運ぶことが出来るので重要と考えています。

４．プランＢで変わる時間や要員、設備、費用などの特定と準備、スケジューリング

これは、計画変更が必要となる段階・時期、計画変更（プランＢ）の内容によっても異なりますし、その時にならないと明確にならないことも多いかと思いますが、
上記の家族のイベント（例えば映画）を例に取れば、その映画のチケット（希望する時間や席）が取れなかった場合に、
その前後の上映時間に変えるのか（時間の変更）、上映している別の映画館にする（場所の変更）、あるいは別の映画にするのか（内容の変更）などによって、
スケジュールで押さえておく時間、交通費、チケットの価格などが変わってきます。

また、時間や場所が変われば、映画と一緒に考えていたレストランの予約の変更も必要となってくるため、変更内容によっては、予約するメニューや価格も変わって来る可能性がありますので、
レストランの候補を調べておいたり、余裕を持った時間割りでスケジュールを組んだり、日時の変更の可能性があれば、その候補日もスケジュールで仮押さえたりするなどしています。

上記は家族サービスの例ですが、業務においても、計画変更の内容によって、実施期間、場所、費用、必要な設備や情報、実施する際の関係者（チームメンバーや相手先の対応者など）などが変わる場合がありますので、それら関係事項の変更内容も予め特定して、計画変更が円滑に進むよう、事前準備を行う事が必要となります。

例えば、関係者が変わる場合は、予め新しくプロジェクトに加わる可能性のある方に事前に頭出ししておいて、承諾をいただいておく（相手先の担当者ならば、相手先にそのような配慮をお願いしておく）ことも大切であり、意識しているところです。

以上、私のプライベートも含めて、計画通りにいかないときの計画変更に伴うプランＢ（代替策）の建て方をご紹介しましたが、
事業変化のスピードも早く、不確実性が高まり、またイノベーションのようにトライ・アンド・エラーが前提となる取り組みがますます必要とされる現在、計画策定や実施時のご参考になれば幸いに存じます。

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